5 sposobów na zwiększenie efektywności biznesowej

Budowanie efektywności w firmie wymaga znacznie więcej niż tylko zdefiniowania ról i nadzorowania realizacji zadań. Wymaga to dobrych decyzji, skoncentrowanej pracy, dobrze wykorzystanych talentów ludzkich i oczywiście narzędzi, które mogą zoptymalizować wszystkie działania związane z przepływem pracy. Każda organizacja poszukująca efektywności musi stosować metody ukierunkowane na doskonałość. W celu zapewnienia przedsiębiorstwu lepszych możliwości operacyjnych, przewagi konkurencyjnej i wyników ekonomicznych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, dowiedz się, jak osiągnąć efektywność w firmie!

1. Wykorzystanie automatyzacji.

Analogowe i powtarzalne czynności stanowią dla firmy stratę czasu i zasobów, ponieważ muszą być wykonywane przez pracowników, którzy, całkiem możliwe, wykorzystują swój talent do zadań, które nie doceniają ich możliwości. W tym sensie, włączenie rozwiązań cyfrowych, które zarządzają, kontrolują i wykonują różne zadania automatycznie, nawet napędzane przez sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe – pozwalając maszynom „uczyć się” i podejmować samodzielne decyzje – może znacznie zmniejszyć obciążenie pracą i pozostawić kapitał ludzki wolny dla znacznie bardziej kreatywnych lub dynamicznych procesów.

2. Wprowadzenie nowoczesnego systemu uzgodnień.

Każda organizacja powinna posiadać systemy umów w celu tworzenia, podpisywania, realizacji i zarządzania transakcjami i procesami kontraktowymi. W większości przypadków składają się na nie różne procesy manualne oraz technologie biurowe, takie jak drukarki, skanery, poczta elektroniczna, itp. Co oznacza brak optymalizacji?

1. Marnowanie czasu, marnowanie dni lub tygodni na zadania, które mogłyby być wykonane natychmiast.
2. Większe nakłady środków ekonomicznych, nawet dziesięciokrotnie większe niż koszt zautomatyzowanych umów.
3. Utrata rentowności i efektywności na rzecz konkurencji.
4. Generowanie negatywnych doświadczeń klientów i pracowników poprzez posiadanie przestarzałych procesów.
5. Rosnące ryzyko i brak zgodności z przepisami z powodu braku ustandaryzowanych procesów bezpieczeństwa.

Dla firm, które chcą przezwyciężyć nieefektywne procesy rozliczeniowe, niezbędna jest digitalizacja zadań administracyjnych i wprowadzenie automatyzacji. Przygotowywanie umów i dokumentów. Umożliwienie generowania przystępnych umów dla partnerów, współpracowników i kontrahentów w celu bardziej efektywnej współpracy. Przechowuj je w chmurze, aby móc je przeglądać w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca. Dodatkowo wykorzystaj każdy z dokumentów, aby automatycznie pobrać z nich fragmenty do nowych umów.

Podpis elektroniczny. Dzięki zastosowaniu technologii podpisu elektronicznego, zespoły mogą znacznie przyspieszyć procesy związane z umowami i dokumentami, redukując koszty, eliminując błędy i rezygnując z ręcznych zadań i odręcznych podpisów, które tylko spowalniają działania.

3. Podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

Jednym z największych współczesnych czynników ułatwiających zarządzanie jest możliwość dostępu do danych pochodzących z różnych usług, rozwiązań i ekosystemów cyfrowych istniejących wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa, co pozwala podejmować decyzje w oparciu o dokładne i aktualne informacje. Co to oznacza? Zasadniczo, dzięki Big Data, Machine Learning i innym inteligentnym narzędziom, organizacja może uzyskać potężny wgląd w swój rynek, swoje operacje, sprzedaż, a nawet dane mikro- i makroekonomiczne, aby w odpowiednim czasie podejmować decyzje dotyczące kolejnych działań firmy. Wymaga to oczywiście inwestycji w technologie informacyjno-komunikacyjne (TIK) w celu nabycia narzędzi, zatrudnienia ekspertów lub nawet skorzystania z usług stron trzecich w celu śledzenia i raportowania tych wskaźników.

4. Elastyczność i umiejętność dostosowania się do zmian.

Adaptacja do zmian jest, i zawsze była, jednym z kluczowych czynników efektywności przedsiębiorstwa. Powód jest bardzo prosty: organizacja, która jest elastyczna w obliczu naturalnej ewolucji dynamiki lokalnej i globalnej, będzie w stanie szybko wdrożyć procesy dostosowujące się do nowych potrzeb i będzie w stanie dostarczać produkty i usługi rzeczywiście spełniające oczekiwania konsumentów.
Strategiczna elastyczność jako fundament kultury biznesowej nie jest już wyłączną domeną dużych firm. Obecnie wszystkie przedsiębiorstwa muszą być w stanie przekształcać się w czasie i wykorzystywać tę wiedzę do osiągania nowych kamieni milowych w zakresie produktywności i efektywności.

5. Zapewnienie szybkiej i bezpiecznej informacji.

Biorąc pod uwagę wspomniane w tym artykule klucze do osiągnięcia efektywności w firmie, należy wyjaśnić, że choć technologia i transformacja cyfrowa zapewniają niezliczone korzyści, niosą ze sobą również szereg wyzwań. Jednym z nich jest zdolność firmy do wykorzystania danych pochodzących z różnych procesów i narzędzi na swoją korzyść. Dzięki temu można szybko reagować na nieuniknione utrudnienia w działalności organizacji. Wyposażenie pracowników w dokładne, aktualne dane w czasie rzeczywistym może być zatem kluczem do osiągnięcia przepływu pracy zdolnego do rozwiązywania sytuacji kryzysowych w każdej chwili.

Technologia stała się doskonałym sprzymierzeńcem dla firm każdej wielkości w dążeniu do efektywnych procesów, szybszych wyników i budowania produktywnej kultury biznesowej.