Efektywne spotkania twarzą w twarz i zdalnie

Prowadzenie spotkań w dzisiejszych czasach wymaga podwójnego zestawu umiejętności, ponieważ trzeba je prowadzić zarówno twarzą w twarz, jak i zdalnie. Niektóre z nich są bardziej odpowiednie dla spotkań wewnętrznych, podczas gdy inne są bardziej odpowiednie dla spotkań zdalnych. Jednak podstawowe zasady są takie same. Skup się na kilku wskazówkach.

Przyjęcie stałego posiedzenia osobistego.

Organizuj spotkania na stojąco, jak w redakcjach dużych gazet, aby zaoszczędzić cenny czas. Ta forma spotkania w kręgu, gdzie uczestnicy wymieniają się informacjami twarzą w twarz, każdy po kolei, ma na celu podsumowanie zadań, postępów lub trudności zespołów. Jest to szczególnie efektywne w przypadku przeglądów zespołowych. Trzeba przyznać, że pozycja stojąca zachęca uczestników do nie przeciągania i przechodzenia do sedna. Jako lider nadajesz dynamikę dniu, tygodniowi lub projektowi, koncentrujesz zespół na działaniach, które mają być zrealizowane oraz umacniasz ducha i spójność zespołu poprzez podkreślanie roli każdego uczestnika. Wymiana przydatnych informacji jest sercem spotkania stand-up, które pozwala osiągnąć większą produktywność. 15 minut to wystarczający czas na efektywną recenzję.

Ogranicz liczbę osób, aby ułatwić komunikację.

1. Aby się przygotować wdrażaj poniższe punkty.
2. Kontrola: podsumowanie tego, co zostało zrobione i co pozostaje do zrobienia
3. Plan: zaplanowanie pracy i wyznaczenie osób odpowiedzialnych za działania
4. Zadanie: Podziel się problemami, aby znaleźć rozwiązanie.
5. Działanie: na zakończenie spotkania daj każdemu uczestnikowi jego mapę drogową do realizacji zaplanowanych działań.

Zadaj sobie pytanie na koniec spotkania, czy omówiłeś je wszystkie.

Przygotowywanie spotkań.

Dobre przygotowanie jest warunkiem sine qua non udanego spotkania, więc nie ma mowy o jego pominięciu.

Zaplanuj z wyprzedzeniem sposób przeprowadzenia spotkania: problem do rozwiązania, produkt do zaprezentowania lub pomysł do zatwierdzenia, ale także zaplanuj czas na wymianę poglądów, godzinę spotkania, wiadomości do przekazania… i zwróć uwagę na każdy szczegół. Wcześniej zadaj sobie istotne pytania, aby zorganizować sensowne spotkanie, zaczynając od jasnego określenia tematu spotkania, czyli o czym będziemy rozmawiać?
Aby dopełnić obrazu, określ cel spotkania: czy jest to spotkanie informacyjne, czy spotkanie przygotowujące do podjęcia decyzji? Czy jest to spotkanie negocjacyjne czy robocza sesja?

Przygotowanie spotkania będzie zależało od jego celu: handlowego, strategicznego, zarządzania projektem, spotkania informacyjnego dla wszystkich pracowników lub spotkania z konkretnymi celami, które muszą być dobrze zdefiniowane. Określ dokładnie plan, tzn. bardzo dokładną agendę, punkty, którymi należy się zająć, aby osiągnąć swoje cele. Muszą one zostać wyraźnie wskazane uczestnikom zaraz po wysłaniu zaproszenia, tak aby mogli się przygotować i zadać odpowiednie pytania lub pomysły, a przede wszystkim zaoszczędzić cenny czas.

Stań się panem czasu.

Efektywne spotkanie zaczyna się punktualnie. Nie czekaj na uczestników. To oni powinny przybyć na czas. Pamiętaj, że efektywne spotkanie kończy się punktualnie lub nawet kilka minut wcześniej! Bądź panem czasu i kontroluj jego upływ, co nie jest łatwym zadaniem! Ciągłe przekraczanie limitów czasowych spotkań powoduje, że może dojść do niedbałości.